Правилно документиране на периодичен инструктаж

Както обещахме и в това издание продължаваме темата за правилно документиране на периодичен инструктаж в различните му видове и често допускани грешки при провеждането.

Наред е периодичният инструктаж.

Периодичният инструктаж има за цел да поддържа и допълва знанията на работещите по безопасност и здраве при работа.

Периодичният инструктаж се провежда по предварително утвърдена от работодателя програма не по-рядко от един път на три месеца за работещите, пряко заети в дейности с висок производствен риск, включително: 

  • в подземни, минни и геологопроучвателни обекти; 
  • в кариери; 
  • в добива на нефт и газ; 
  • в превозите в железопътния транспорт; 
  • в производството и употребата на взривни материали; 
  • в международните автомобилни превози; 
  • в автомобилните превози на опасни товари по шосе; 
  • при работа с опасни химически вещества и препарати; 
  • при строителни и монтажни работи.

Не по-рядко от един път годишно за всички останали работещи по предварително утвърдена от работодателя програма, освен ако в други нормативни актове не е регламентирана по-малка периодичност.


Периодичният инструктаж се документира в книга за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж, извънреден инструктаж (това е същата книга, в която сте документирали и инструктаж на работното място).

Инструктираните лица се вписват с пореден номер.


Важно!!
За дейности, за които се провежда не по-рядко от един път на три месеца (тримесечно) периодичен инструктаж и дейности, за които се провежда не по-рядко от един път годишно в графата (подпис на ръководителя, разрешил самостоятелна работа) остава празна т.е. НЕ се попълва.

Общи правила за правилно документиране на инструктаж.
Книгите за инструктаж трябва да отговарят на Наредбата.

Не може да се премахват колони и редове както и пропускане на тяхното попълване.
Възможно е книгите за инструктаж да бъдат поръчани в печатница с данни на организацията/предприятието, както и с повече страници или по-голям формат, по-високи редове, воден знак или поставено лого и т.н., но не е често срещано.

Пореден номер на инструктажа (№ по ред).

Първата колона на всяка книга за инструктаж е (№ по ред). Това е номер по ред на документирания в книгата за инструктаж.
При провеждане на начален инструктаж и постъпване на трима човека едновременно това се явяват три отделно проведени инструктажа. Съответно всеки отделен инструктаж на работещ си има свой пореден номер. При следващия начален инструктаж продължавате по ред с поредна номерация т.е. без повторение или прекъсване.

 

В графите се изписват и трите имена на инструктирания.

 

В образеца и на трите книги в колона 2 се записват „Име, презиме и фамилия на инструктирания“. Това означава, че определения образец, съгласно наредбата задължава пълното изписване на трите имена на инструктираното лице и не се позволяват съкращения или изписване само на две имена.

Пълно изписване на следващите две колони – на звеното и длъжността.

Две от колоните на книгите за инструктаж са озаглавени съответно:
„Цех, звено, отдел, участък“; „Длъжност, вид работа, професия“

Важно е да записваме пълното наименование на звеното или длъжността.

Може да се използват абревиатури за изписване, които еднозначно определят „Цех, звено, отдел, участък“ или „Длъжност, вид работа, професия“. Няма изрична забрана за тяхното използване, ако е прието да се използват в организацията/предприятието.
Инспектиращите лица проверяват  дали правилно са попълнени книгите и дали реално, а не формално се е случил инструктажа. При неправилно написване на книгите не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие ако ви потрябват.

Задължително без знак за повторение (-||-)

При необходимост да попълниш 10 или повече пъти наименованието на един и същ офис или длъжност, много често предпочиташ за по-бързо да използваш знак за повторение (-||-) вместо отново и отново да ги изписваш.

В нормативната база няма изрична забрана за това, но в заглавието на всяка колона изрично е посочено как трябва да бъде попълнена съответната клетка независимо, че нормативната база няма изрична забрана. Книгите за провеждане на инструктаж са важен документ, който ви защитава от серия усложнения. Важно е записите да изглеждат прилежно, а не формално водени.
При неправилно написване на книгите не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие ако ви потрябват.

 

Винаги трябва за всеки инструктиран да се нанесе отделен подпис на инструктиращия.

Понякога, когато се прави групов инструктаж, инструктиращият поставя няколко дълги подписа по височината на колоната, с които удостоверява провеждането на инструктажа на повече служители/работници.
Запомнете, че инструктажът на всеки работещ е самостоятелен акт и необходимо той да бъде удостоверен отделно. Подписвайки по този начин намеква за формализъм и не е категорично доказателство за провеждане на инструктажа.

Не трябва да има празни редове в книгите.

Понякога, с цел прегледност се прескачат един два реда между направеният и следващия инструктаж или се започва на нова страница, като в този случай редовете до края на страницата от предишния инструктаж остават празни. Оставени така се предоставя възможност за дописване на инструктажи в последствие.
Разбира се, че може да започнете следващия инструктаж на нова страница и може да оставите празни редове между два поредни инструктажа, но те трябва да бъдат (затворени), т.е. празните редове да бъдат маркирани с приетия за това знак „Z“ или по друг подходящ за вас начин, така че да не позволите дописване в последствие.

Важно!!
В наредбата няма изрично описание дали може или не може да оставите празни редове или страници, но трябва да се гарантира последователност, цялост и проследимост на записите и да се предотврати случайно или незаконно унищожение на информацията или нейното изменение от неоправомощени лица.

Задължително да има подпис на инструктираното лице.

Ако няма подпис на инструктираното лице, това на практика показва, че не е проведен инструктаж. Подписът на инструктирания е писменото доказателство, че му е „проведен“ инструктаж.

Задължително подпис на инструктиращото лице.

Липсата на положен подпис на инструктиращото лице води размисъл, че не е изпълнено нормативното изискване за документиране на инструктажа.
Също се навежда на мисълта, че с провеждане на инструктажа нещо не е наред, т.е. книгата за инструктаж е оставена само за събиране на подписи като реално проведен инструктаж не е провеждан. Последователността да отделиш достатъчно време за провеждане на инструктаж и инструктираното лице да се подпише в книгата и да не намериш време да поставиш своя подпис, за да удостовериш провеждане на инструктаж води до съмнение.

Няма нормативно изискване кой да извършва записа в книгите за инструктаж.

Единственото задължително е подписите да се полагат собственоръчно от лицата.

Длъжностните лица провеждащи инструктажите се определят със заповед, като те трябва да са преминали обучение и да имат издадено валидно в срок удостоверение.

В отделно издание ще засегнем темата за инструктажите и инструктажните книги в условията на работа от разстояние.

 

Ако имате необходимост от съдействие при попълване на книгите за инструктаж екипът на Служба по трудова медицина HEALTH&SAFETY e на Ваше разположение. 

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest