Правилно документиране на инструктаж на работното място
Както обещахме и в това издание продължаваме темата за правилното документиране на различните видове инструктажи и често допускани грешки при провеждането им.
Наред е инструктажът на работното място.
Инструктажът на работното място се провежда за конкретното работно място преди да бъде възложена самостоятелна работа на работника или служителя, по предварително утвърдена от работодателя програма. Проведеният инструктаж на работно място се документира в книгата за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж, извънреден инструктаж – Приложение № 1 към чл. 11, ал. 5 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд (Наредбата), като се отбелязва вида на инструктажа – (на работно място) в графа № 6 вид на инструктажа.
Наредбата допуска едновременно провеждане на начален инструктаж и инструктаж на работното място в предприятия с персонал до 50 работници и служители включително и/или ограничен обем от производствени дейности. В тези случаи инструктаж на работното място се провежда в деня на провеждане на началния инструктаж (съвпадат).
⚠️Важно!!
При описания случай датите на провеждане на инструктаж и за двете книги (за начален инструктаж и за инструктаж на работното място, периодичен инструктаж, извънреден инструктаж) – съвпадат.
На работниците и служителите, работата на които е свързана с използване, обслужване и поддържане на машини и други технически съоръжения или са заети в дейности, създаващи опасност за здравето и живота на хора, независимо от тяхната подготовка, образование, квалификация и трудов стаж по същата или друга професия, освен инструктаж на работното място Наредбата изисква и провеждане на обучение по правилата за осигуряване на безопасни и здравословни условия на труд.
В тези случаи се провежда обучение, за което се съставя протокол от проведен изпит и след успешно положен изпит, лицата се допускат до самостоятелна работа. Издава се Изпитен протокол – съгласно чл. 13 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г. за проведеното обучение, който се съхранява в трудовото досие на работещия. Работодателят сам определя работните места и работниците и служителите, на които ще се провежда обучение и изпит; учебната програма; продължителността на обучението; обучаващите лица и формата на изпита.
⚠️Важно!!
За случаите, когато се провежда обучение, за което се съставя протокол от проведен изпит, записът в графа №6 (на работното място) в книгата за периодичен инструктаж е с датата на успешно положения изпит и допускането до самостоятелна работа на работника, съгласно Приложение №3 за минимална продължителност на началния инструктаж и инструктажа на работното място от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г.
⚠️Важно!
При дейности с висок производствен риск и динамика в организацията на работа и технологията, началният инструктаж и инструктажът на работното място са с минимална продължителност, съгласно приложение № 3 към чл.11, ал.3 от Наредбата, а именно, както следва:
1.1.Подземна работа (начинаещи работници)- Начален инструктаж – 5 работни дни, инструктаж на работното място -20 работни дни;
1.2.Подземна работа, (работници, преминали на работа от други подземни обекти): Начален инструктаж – 3 работни дни, инструктаж на работното място -15 работни дни;
2.Работа в открити мини и кариери; надземни работници, обслужващи подземни обекти: Начален инструктаж – 2 работни дни, инструктаж на работното място – 10 работни дни;
3.Извършване на строителни и монтажни работи; работа в геологопроучвателни обекти и при добив на нефт и газ: Начален инструктаж – 1 работен ден, инструктаж на работното място – 5 работни дни;
4.Обслужване на машини, съоръжения и технологични процеси с повишена опасност: Начален инструктаж – 1 работен ден, инструктаж на работното място – 3 работни дни;
5.Работа в металургични и химически предприятия; работа с опасни химически вещества и препарати: Начален инструктаж – 1 работен ден, инструктаж на работното място – 2 работни дни;
6.Пряко заети в превозна дейност в железопътния транспорт: Начален инструктаж -съгласно нормативните актове, но не по-малко от 1 работен ден, инструктаж на работното място съгласно нормативните актове, но не по-малко от 3 работни дни;
7.В производството и употребата на взривни материали: Начален инструктаж – 2 работни дни, инструктаж на работното място – 6 работни дни;
За необхванатите в приложението дейности и видовете работи продължителността на инструктажа се определя от работодателя.
В книгата за периодичен инструктаж за регистрираният запис (на работното място), в графата (подпис на ръководител, разрешил самостоятелна работа) задължително се подписва лицето (Ръководителя), които допуска служителя до самостоятелна работа (например: началник производство, бригадир, началник смяна и др.)
Общи правила за правилно документиране на инструктаж.
Книгите за инструктаж трябва да отговарят на Наредбата.
⚠️Не може да се премахват колони и редове както и пропускане на тяхното попълване.
Възможно е книгите за инструктаж да бъдат поръчани в печатница с данни на организацията/предприятието, както и с повече страници или по-голям формат, по-високи редове, воден знак или поставено лого и т.н., но не е често срещано.
Пореден номер на инструктажа (№ по ред).
Първата колона на всяка книга за инструктаж е (№ по ред). Това е номер по ред на документирания в книгата за инструктаж.
При провеждане на начален инструктаж и постъпване на трима човека едновременно това се явяват три отделно проведени инструктажа. Съответно всеки отделен инструктаж на работещ си има свой пореден номер. При следващия начален инструктаж продължавате по ред с поредна номерация т.е. без повторение или прекъсване.
В графите се изписват и трите имена на инструктирания.
В образеца и на трите книги в колона 2 се записват „Име, презиме и фамилия на инструктирания“. Това означава, че определения образец, съгласно наредбата задължава пълното изписване на трите имена на инструктираното лице и не се позволяват съкращения или изписване само на две имена.
Пълно изписване на следващите две колони – на звеното и длъжността.
Две от колоните на книгите за инструктаж са озаглавени съответно:
„Цех, звено, отдел, участък“; „Длъжност, вид работа, професия“
Важно е да записваме пълното наименование на звеното или длъжността.
Може да се използват абревиатури за изписване, които еднозначно определят „Цех, звено, отдел, участък“ или „Длъжност, вид работа, професия“. Няма изрична забрана за тяхното използване, ако е прието да се използват в организацията/предприятието.
Инспектиращите лица проверяват дали правилно са попълнени книгите и дали реално, а не формално се е случил инструктажа. При неправилно написване на книгите не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие ако ви потрябват.
Задължително без знак за повторение ⚠️(-||-)
При необходимост да попълниш 10 или повече пъти наименованието на един и същ офис или длъжност, много често предпочиташ за по-бързо да използваш знак за повторение (-||-) вместо отново и отново да ги изписваш.
В нормативната база няма изрична забрана за това, но в заглавието на всяка колона изрично е посочено как трябва да бъде попълнена съответната клетка независимо, че нормативната база няма изрична забрана. Книгите за провеждане на инструктаж са важен документ, който ви защитава от серия усложнения. Важно е записите да изглеждат прилежно, а не формално водени.
При неправилно написване на книгите не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие ако ви потрябват.
Винаги трябва за всеки инструктиран да се нанесе отделен подпис на инструктиращия.
Понякога, когато се прави групов инструктаж, инструктиращият поставя няколко дълги подписа по височината на колоната, с които удостоверява провеждането на инструктажа на повече служители/работници.
Запомнете, че инструктажът на всеки работещ е самостоятелен акт и необходимо той да бъде удостоверен отделно. Подписвайки по този начин намеква за формализъм и не е категорично доказателство за провеждане на инструктажа.
Не трябва да има празни редове в книгите.
Понякога, с цел прегледност се прескачат един два реда между направеният и следващия инструктаж или се започва на нова страница, като в този случай редовете до края на страницата от предишния инструктаж остават празни. Оставени така се предоставя възможност за дописване на инструктажи в последствие.
Разбира се, че може да започнете следващия инструктаж на нова страница и може да оставите празни редове между два поредни инструктажа, но те трябва да бъдат (затворени), т.е. празните редове да бъдат маркирани с приетия за това знак „Z“ или по друг подходящ за вас начин, така че да не позволите дописване в последствие.
⚠️Важно!!
В наредбата няма изрично описание дали може или не може да оставите празни редове или страници, но трябва да се гарантира последователност, цялост и проследимост на записите и да се предотврати случайно или незаконно унищожение на информацията или нейното изменение от неоправомощени лица.
Задължително да има подпис на инструктираното лице.
Ако няма подпис на инструктираното лице, това на практика показва, че не е проведен инструктаж. Подписът на инструктирания е писменото доказателство, че му е „проведен“ инструктаж.
Задължително подпис на инструктиращото лице.
Липсата на положен подпис на инструктиращото лице води размисъл, че не е изпълнено нормативното изискване за документиране на инструктажа.
Също се навежда на мисълта, че с провеждане на инструктажа нещо не е наред, т.е. книгата за инструктаж е оставена само за събиране на подписи като реално проведен инструктаж не е провеждан. Последователността да отделиш достатъчно време за провеждане на инструктаж и инструктираното лице да се подпише в книгата и да не намериш време да поставиш своя подпис, за да удостовериш провеждане на инструктаж води до съмнение.
Няма нормативно изискване кой да извършва записа в книгите за инструктаж.
Единственото задължително е подписите да се полагат собственоръчно от лицата.
Длъжностните лица провеждащи инструктажите се определят със заповед, като те трябва да са преминали обучение и да имат издадено валидно в срок удостоверение.
В отделно издание ще засегнем темата за инструктажите и инструктажните книги в условията на работа от разстояние.
Ако имате необходимост от съдействие при попълване на книгите за инструктаж екипът на Служба по трудова медицина HEALTH&SAFETY e на Ваше разположение.