Питате ни често, затова в следващите няколко издания, ще засегнем темата за правилното документиране на различните видови инструктажи и често допускани грешки при провеждането им.
Нормативните изискванията за документиране на инструктажите са определени в Наредба РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд, като в Приложение №1 на наредбата има примерни образци на 3 вида книги за инструктаж по безопасност и здраве при работа:
- книга за начален инструктаж;
- книга за инструктаж на работното място, периодичен и извънреден инструктаж;
- книга за ежедневен инструктаж;
Начален инструктаж
Този инструктаж се провежда в деня на постъпване (явяване) на работа и се документира в книгата за начален инструктаж Приложение № 1 към чл. 11, ал. 5 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009г.
Длъжностно лице, определено от работодателя, провежда началния инструктаж по предварително разработена програма за начален инструктаж като издава служебна бележка, съгласно Приложение № 2 към чл. 12, ал. 3 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009 г.
Важно!!
Датата на постъпване (явяване) на работа по трудовия договор трябва да съвпада с датата на издадената служебната бележка и записът (подписът на служителя) в книгата за начален инструктаж.
Не бъркайте датата на трудовия договор с датата на постъпване (явяване) на работа по него.
На лица като:
- работещите, предоставени им от предприятие, което осигурява временна заетост;
- командировани работници и служители;
- работещи от други предприятия, които ще работят на територията на предприятието;
- лица, приети за обучение или за повишаване на квалификацията;
- лица, с които се провежда производствена практика;
- всички други лица, които ще посещават производствени звена на предприятието.
служебна бележка, съгласно Приложение № 2 към чл. 12, ал. 3 от Наредба РД-07-2 от 16.12.2009 г. не се издава, но те задължително се вписват в книгата за начален инструктаж.
Служебна бележка се издава само на лица, които имат сключен трудов договор и се съхранява в личното трудово досие на служителя.
В книгата за начален инструктаж еднократно се вписват:
- служителите по реда на постъпване на работа;
- работещи от предприятия за временна заетост;
- лица със сключени граждански договори;
- командировани работници;
- работещи от други компании, които ще работят на територията на предприятието;
- обучаващи се лица;
- лица, на които се провежда практика и всички други лица, които посещават предприятието.
Общи правила за правилно документиране на инструктажи.
Книгите за инструктаж трябва да отговарят на Наредбата.
Не може да се премахват колони и редове както и пропускане на тяхното попълване.
Възможно е книгите за инструктаж да бъдат поръчани в печатница с данни на организацията/предприятието, както и с повече страници или по-голям формат, по-високи редове, воден знак или поставено лого и т.н., но не е често срещано.
Пореден номер на инструктажа (№ по ред).
Първата колона на всяка книга за инструктаж е (№ по ред). Това е номер по ред на документирания в книгата за инструктаж.
При провеждане на начален инструктаж и постъпване на трима човека едновременно това се явяват три отделно проведени инструктажа. Съответно всеки отделен инструктаж на работещ си има свой пореден номер. При следващия начален инструктаж продължавате по ред с поредна номерация т.е. без повторение или прекъсване.
В графите се изписват и трите имена на инструктирания.
В образеца и на трите книги в колона 2 се записват „Име, презиме и фамилия на инструктирания“. Това означава, че определения образец, съгласно наредбата задължава пълното изписване на трите имена на инструктираното лице и не се позволяват съкращения или изписване само на две имена.
Пълно изписване на следващите две колони – на звеното и длъжността.
Две от колоните на книгите за инструктаж са озаглавени съответно:
„Цех, звено, отдел, участък“; „Длъжност, вид работа, професия“
Важно е да записваме пълното наименование на звеното или длъжността.
Може да се използват абревиатури за изписване, които еднозначно определят „Цех, звено, отдел, участък“ или „Длъжност, вид работа, професия“. Няма изрична забрана за тяхното използване, ако е прието да се използват в организацията/предприятието.
Инспектиращите лица проверяват дали правилно са попълнени книгите и дали реално, а не формално се е случил инструктажа. При неправилно написване на книгите не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие ако ви потрябват.
Задължително без знак за повторение (-||-)
При необходимост да попълниш 10 или повече пъти наименованието на един и същ офис или длъжност, много често предпочиташ за по-бързо да използваш знак за повторение (-||-) вместо отново и отново да ги изписваш.
В нормативната база няма изрична забрана за това, но в заглавието на всяка колона изрично е посочено как трябва да бъде попълнена съответната клетка независимо, че нормативната база няма изрична забрана. Книгите за провеждане на инструктаж са важен документ, който ви защитава от серия усложнения. Важно е записите да изглеждат прилежно, а не формално водени.
При неправилно написване на книгите не се знае как ще бъдат изтълкувани впоследствие ако ви потрябват.
Винаги трябва за всеки инструктиран да се нанесе отделен подпис на инструктиращия.
Понякога, когато се прави групов инструктаж, инструктиращият поставя няколко дълги подписа по височината на колоната, с които удостоверява провеждането на инструктажа на повече служители/работници.
Запомнете, че инструктажът на всеки работещ е самостоятелен акт и необходимо той да бъде удостоверен отделно. Подписвайки по този начин намеква за формализъм и не е категорично доказателство за провеждане на инструктажа.
Не трябва да има празни редове в книгите.
Понякога, с цел прегледност се прескачат един два реда между направеният и следващия инструктаж или се започва на нова страница, като в този случай редовете до края на страницата от предишния инструктаж остават празни. Оставени така се предоставя възможност за дописване на инструктажи в последствие.
Разбира се, че може да започнете следващия инструктаж на нова страница и може да оставите празни редове между два поредни инструктажа, но те трябва да бъдат (затворени), т.е. празните редове да бъдат маркирани с приетия за това знак „Z“ или по друг подходящ за вас начин, така че да не позволите дописване в последствие.
Важно!!
В наредбата няма изрично описание дали може или не може да оставите празни редове или страници, но трябва да се гарантира последователност, цялост и проследимост на записите и да се предотврати случайно или незаконно унищожение на информацията или нейното изменение от неоправомощени лица.
Задължително да има подпис на инструктираното лице.
Ако няма подпис на инструктираното лице, това на практика показва, че не е проведен инструктаж. Подписът на инструктирания е писменото доказателство, че му е „проведен“ инструктаж.
Задължително подпис на инструктиращото лице.
Липсата на положен подпис на инструктиращото лице води размисъл, че не е изпълнено нормативното изискване за документиране на инструктажа.
Също се навежда на мисълта, че с провеждане на инструктажа нещо не е наред, т.е. книгата за инструктаж е оставена само за събиране на подписи като реално проведен инструктаж не е провеждан. Последователността да отделиш достатъчно време за провеждане на инструктаж и инструктираното лице да се подпише в книгата и да не намериш време да поставиш своя подпис, за да удостовериш провеждане на инструктаж води до съмнение.
Няма нормативно изискване кой да извършва записа в книгите за инструктаж.
Единственото задължително е подписите да се полагат собственоръчно от лицата.
Длъжностните лица провеждащи инструктажите се определят със заповед, като те трябва да са преминали обучение и да имат издадено валидно в срок удостоверение.
В отделно издание ще засегнем темата за инструктажите и инструктажните книги в условията на работа от разстояние.
Ако имате необходимост от съдействие при попълване на книгите за инструктаж екипът на Служба по трудова медицина HEALTH&SAFETY e на Ваше разположение.
Линк към пълната статия тук.
Прочетете предишната статия тук.